Privacy Policy

1. Wie is verantwoordelijk?

Daan Snellings, natuurlijk persoon, handelend onder de handelsnaam DS Media Agency, exploiteert Upflow.

Hasseltsestraat 77
3740 Bilzen-Hoeselt, België
Ondernemingsnummer: 0802.850.687
Btw-nummer: BE 0802.850.687
E-mail: info@upflowemails.com

2. Welke gegevens verzamelen we?

We verzamelen je contactgegevens wanneer je ons contactformulier invult of ons rechtstreeks mailt. Het formulier vraagt om je naam, e-mailadres en bericht. Je website is optioneel. We ontvangen ook de aanvullende gegevens die je zelf in je bericht deelt.

Naam, e-mailadres en bericht zijn nodig om je aanvraag via het formulier te behandelen. Zonder deze gegevens kun je het formulier niet versturen. Deel geen gevoelige persoonsgegevens of gegevens van anderen die niet nodig zijn voor je vraag.

Via het onboardingformulier verzamelen we daarnaast je contact- en bedrijfsgegevens, adres, btw- en ondernemingsnummer, webshopadressen, Shopify collaborator-code, merklogo’s, kleurcodes, eventuele brand guidelines, een link naar merkmateriaal en de gewenste taal van je e-mails. Verplichte velden zijn met een sterretje aangegeven. Deel geen wachtwoorden of API-sleutels.

Bij websitebezoek en verzending verwerken de hosting- en beveiligingsdiensten technische gegevens, zoals je IP-adres en informatie over het verzoek. De applicatie gebruikt tijdelijk gehashte identificatoren en tellers om spam, overbelasting en dubbele inzendingen tegen te gaan.

3. Waarom gebruiken we je gegevens?

• Je aanvraag beantwoorden en een offerte voorbereiden: om op jouw verzoek stappen te zetten vóór een overeenkomst. Als je namens een bedrijf contact opneemt of een algemene vraag stelt, baseren we dit op ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te behandelen.
• De samenwerking voorbereiden en uitvoeren: we gebruiken onboardinggegevens en merkmateriaal om je klantdossier aan te maken en onze dienstverlening uit te voeren. Voor een overeenkomst met jou berust dit op de voorbereiding en uitvoering daarvan; voor zakelijke contactpersonen op ons gerechtvaardigd belang om de samenwerking te beheren.
• Onze website en mailbox beveiligen: op basis van ons gerechtvaardigd belang om misbruik te voorkomen en onze dienstverlening betrouwbaar te houden.
• Wettelijke verplichtingen nakomen: waar een wettelijke verplichting geldt, bijvoorbeeld voor administratie die uit een samenwerking voortvloeit.

Een contactaanvraag schrijft je niet automatisch in voor een nieuwsbrief. We gebruiken deze gegevens niet voor automatische besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor je heeft.

4. Met wie delen we gegevens?

Contactaanvragen worden per e-mail bezorgd bij info@upflowemails.com en verwerkt via onze Google Workspace/Gmail-mailbox. Voor het aanbieden en beveiligen van de website gebruiken we Sites/OpenAI en de hostinginfrastructuur van Cloudflare. Deze dienstverleners verwerken de gegevens die nodig zijn voor hun dienstverlening. Bevoegde personen die je aanvraag behandelen, kunnen de inhoud inzien.

Inzendingen van het onboardingformulier worden via onze beveiligde serververbinding opgeslagen in een klantdossier in Notion. Ook geüploade logo’s en brand guidelines worden bij Notion opgeslagen. Bevoegde personen binnen Upflow kunnen deze dossiers gebruiken voor de samenwerking.

We verkopen je persoonsgegevens niet. We kunnen gegevens delen wanneer dat wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor dergelijke doorgiften zijn de waarborgen uit de AVG vereist, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen waar nodig. Mail ons voor informatie over de toepasselijke doorgiftewaarborgen en een kopie daarvan.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren aanvragen en bijbehorende correspondentie zolang dat nodig is om je vraag te beantwoorden, een lopende offerte op te volgen en afspraken te kunnen aantonen. Bij de beoordeling kijken we naar de status van je aanvraag, het laatste contact en eventuele openstaande afspraken of geschillen. Als er geen vervolg, wettelijke bewaarplicht of andere noodzakelijke reden meer is, verwijderen we de gegevens.

Onboardingdossiers vallen onder dezelfde beoordeling van noodzakelijkheid: we bewaren ze voor de voorbereiding, uitvoering en opvolging van de samenwerking en verwijderen ze zodra er geen noodzakelijke reden voor bewaring meer is. Voor dubbele onboardinginzendingen bewaren we een technische hash en verwerkingsstatus, zonder een tweede kopie van de ingevulde antwoorden of bestanden. Deze registraties worden bij het opruimen van het bijbehorende dossier meegenomen.

Als je klant wordt, kunnen relevante gegevens deel worden van het klantdossier. Voor administratie waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, geldt de betreffende wettelijke termijn.

Technische tellers en registraties van het contactformulier hebben korte geldigheidsvensters van tien minuten, een uur of een dag, afhankelijk van hun functie. Verlopen registraties worden bij latere succesvolle formulierverwerking opgeruimd; verwijdering vindt dus niet noodzakelijk exact bij het verlopen plaats. Technische loggegevens van hosting- en e-maildiensten vallen onder hun eigen bewaarbeleid en worden gebruikt voor de werking en beveiliging van die diensten.

6. Cookies en beveiliging

We hebben op deze website geen advertentiepixels of marketingtracking toegevoegd. Technisch noodzakelijke functies van het hostingplatform kunnen cookies of vergelijkbare technieken gebruiken voor veiligheid en werking. De afgeschermde Google-koppeling voor de beheerder gebruikt een tijdelijke beveiligingscookie; bezoekers hoeven geen Google-account te koppelen om het contactformulier te gebruiken.

De website gebruikt HTTPS. Toegang tot de mailbox en beheerfuncties is beperkt tot bevoegde gebruikers. We nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies en misbruik.

7. Welke rechten heb je?

Je kunt vragen om inzage, verbetering of verwijdering van je persoonsgegevens en, waar de wettelijke voorwaarden gelden, beperking van de verwerking of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken; dit maakt eerdere rechtmatige verwerking niet onrechtmatig.

Stuur je verzoek naar info@upflowemails.com. We beantwoorden het in beginsel binnen één maand. Als een wettelijke verlenging nodig is, informeren we je hierover. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit op een passende manier te controleren.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of bij de bevoegde toezichthouder in het land waar je woont of werkt.

8. Over deze verklaring

Deze verklaring gaat over bezoekers en contactpersonen van de Upflow-website. Wanneer we voor een klant persoonsgegevens verwerken bij het uitvoeren van e-mailmarketing, worden de rollen en afspraken daarover afzonderlijk vastgelegd.

We passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. De datum bovenaan toont de laatste wijziging. Voor vragen kun je ons bereiken via info@upflowemails.com.